শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে কীভাবে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করবেন?

আপনি কি SharePoint অনলাইনে নথি সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করার একটি কার্যকর উপায় খুঁজছেন? একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট সেট আপ করা শেয়ারপয়েন্টে শুরু করার একটি দুর্দান্ত উপায়, কারণ এটি ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং পরিচালনা করার একটি কাস্টমাইজড এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব উপায় অফার করে৷ এই নির্দেশিকায়, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে SharePoint অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করতে হয় যাতে আপনি আপনার ডকুমেন্ট লাইব্রেরি থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পেতে পারেন।

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করা:

• শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে যান এবং 'নতুন' বোতামে ক্লিক করুন।
• টেমপ্লেটের তালিকা থেকে 'ডকুমেন্ট লাইব্রেরি' নির্বাচন করুন।
• লাইব্রেরির নাম লিখুন।
• যেকোনো প্রাসঙ্গিক কলাম যোগ করুন।
• রিবন থেকে 'উন্নত' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
• টেমপ্লেটের জন্য URL লিখুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
• টেমপ্লেট সংরক্ষণ করুন.

উইন্ডোজ 10 হাইবারনেট নিখোঁজ

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে কীভাবে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করবেন?

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করা নিশ্চিত করার একটি দুর্দান্ত উপায় যে সমস্ত নথি একই জায়গায় সংরক্ষণ করা হয় এবং সংগঠিত রাখা হয়। একটি টেমপ্লেট তৈরি করে, আপনি একাধিক নথি লাইব্রেরির জন্য একই বিন্যাস এবং সেটিংস সহজেই পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন। প্রক্রিয়াটি সহজ এবং সহজবোধ্য এবং কয়েক মিনিটের মধ্যে করা যেতে পারে।

ধাপ 1: আপনার SharePoint অনলাইন অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করুন

SharePoint Online এ একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করতে, আপনার প্রথমে একটি SharePoint Online অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে। আপনি সহজেই মাইক্রোসফ্ট ওয়েবসাইটে গিয়ে বিনামূল্যে একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে পারেন। একবার আপনি একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করলে, আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবেন এবং আপনার ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তৈরি ও পরিচালনা শুরু করতে পারবেন।

ধাপ 2: একটি নতুন ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তৈরি করুন

একবার আপনি আপনার SharePoint অনলাইন অ্যাকাউন্টে লগ ইন করলে, আপনাকে একটি নতুন ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তৈরি করতে হবে। এটি পৃষ্ঠার উপরের-ডান কোণে তৈরি বোতামে ক্লিক করে করা যেতে পারে। আপনাকে ডকুমেন্ট লাইব্রেরির জন্য একটি নাম লিখতে বলা হবে, এবং আপনি চাইলে একটি টেমপ্লেটও বেছে নিতে পারেন। একবার আপনি একটি নাম প্রবেশ করান এবং একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করলে, নথি লাইব্রেরি তৈরি করতে তৈরি বোতামে ক্লিক করুন।

ধাপ 3: ডকুমেন্ট লাইব্রেরি সেটিংস কনফিগার করুন

একবার আপনি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তৈরি করলে, আপনাকে সেটিংস কনফিগার করতে হবে। আপনি বাম দিকের মেনুতে সেটিংস বিকল্পে ক্লিক করে এটি করতে পারেন। এখান থেকে, আপনি ডকুমেন্ট লাইব্রেরির সেটিংস কনফিগার করতে সক্ষম হবেন, যেমন ডিফল্ট বিষয়বস্তুর প্রকার, ডিফল্ট ফোল্ডার গঠন এবং অন্যান্য বিকল্প।

ধাপ 4: একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন

একবার আপনি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি সেটিংস কনফিগার করলে, আপনি একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে সক্ষম হবেন। এটি করতে, বাম দিকের মেনুতে টেমপ্লেট অপশনে ক্লিক করুন। এখান থেকে, আপনি যে ডকুমেন্ট লাইব্রেরিটির জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে চান সেটি নির্বাচন করতে সক্ষম হবেন এবং তারপর টেমপ্লেট তৈরি করুন বোতামে ক্লিক করুন। আপনাকে টেমপ্লেটের জন্য একটি নাম লিখতে বলা হবে, এবং তারপর আপনি টেমপ্লেট তৈরি করতে তৈরি বোতামে ক্লিক করতে পারেন।

ধাপ 5: একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে টেমপ্লেট বরাদ্দ করুন

একবার আপনি টেমপ্লেট তৈরি করলে, আপনাকে এটি একটি নথি লাইব্রেরিতে বরাদ্দ করতে হবে। এটি করার জন্য, বামদিকের মেনুতে টেমপ্লেট বিকল্পে ক্লিক করুন এবং তারপরে আপনি যে টেমপ্লেটটি বরাদ্দ করতে চান তাতে ক্লিক করুন। তারপরে আপনি অ্যাসাইন বোতামে ক্লিক করে একটি নথি লাইব্রেরিতে টেমপ্লেটটি বরাদ্দ করতে সক্ষম হবেন।

ধাপ 6: টেমপ্লেট পরীক্ষা করুন

একবার আপনি একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে টেমপ্লেটটি বরাদ্দ করলে, এটি সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনাকে এটি পরীক্ষা করতে হবে। আপনি টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি নতুন ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তৈরি করে এবং তারপর ডকুমেন্ট লাইব্রেরির সেটিংস এবং বৈশিষ্ট্যগুলি পরীক্ষা করে এটি করতে পারেন। যদি টেমপ্লেটটি সঠিকভাবে কাজ করে, তাহলে আপনি অন্যান্য নথি লাইব্রেরির জন্য এটি ব্যবহার করা চালিয়ে যেতে পারেন।

ধাপ 7: টেমপ্লেট প্রকাশ করুন

একবার আপনি টেমপ্লেটটি পরীক্ষা করলে, আপনাকে এটি প্রকাশ করতে হবে যাতে অন্য ব্যবহারকারীরা এটি অ্যাক্সেস করতে পারে। এটি করার জন্য, বাম দিকের মেনুতে টেমপ্লেট বিকল্পে ক্লিক করুন এবং তারপরে আপনি যে টেমপ্লেটটি প্রকাশ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন। তারপরে আপনি টেমপ্লেটটি প্রকাশ করতে পাবলিশ বোতামে ক্লিক করতে সক্ষম হবেন।

ধাপ 8: টেমপ্লেট শেয়ার করুন

একবার আপনি টেমপ্লেটটি প্রকাশ করলে, আপনাকে এটি অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে ভাগ করতে হবে। এটি করার জন্য, বামদিকের মেনুতে টেমপ্লেট বিকল্পে ক্লিক করুন এবং তারপরে আপনি যে টেমপ্লেটটি ভাগ করতে চান তাতে ক্লিক করুন। তারপরে আপনি অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে টেমপ্লেটটি ভাগ করতে শেয়ার বোতামটি ক্লিক করতে সক্ষম হবেন।

ধাপ 9: টেমপ্লেট পরিচালনা করুন

একবার আপনি টেমপ্লেট ভাগ করে নিলে, আপনাকে এটি পরিচালনা করতে হবে। এটি করার জন্য, বামদিকের মেনুতে টেমপ্লেট বিকল্পে ক্লিক করুন এবং তারপরে আপনি যে টেমপ্লেটটি পরিচালনা করতে চান তাতে ক্লিক করুন। তারপরে আপনি টেমপ্লেটটি পরিচালনা করতে এবং আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন বা আপডেট করতে পরিচালনা বোতামে ক্লিক করতে সক্ষম হবেন।

ধাপ 10: টেমপ্লেটের ব্যবহার মনিটর করুন

একবার আপনি টেমপ্লেটটি শেয়ার ও পরিচালনা করলে, আপনাকে এর ব্যবহার নিরীক্ষণ করতে হবে। এটি করার জন্য, বাম দিকের মেনুতে টেমপ্লেট বিকল্পে ক্লিক করুন এবং তারপরে আপনি যে টেমপ্লেটটি নিরীক্ষণ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন। তারপরে আপনি টেমপ্লেটের ব্যবহার নিরীক্ষণ করতে মনিটর বোতামে ক্লিক করতে এবং এটি কত ঘন ঘন ব্যবহার করা হচ্ছে তা ট্র্যাক করতে সক্ষম হবেন।

সম্পর্কিত প্রশ্ন

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি কি?

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি হল একক অবস্থানে সংরক্ষিত ফাইলগুলির একটি সংগ্রহ। এটি নথি সংরক্ষণ, সংগঠিত এবং ভাগ করার একটি কার্যকর উপায়। নথিগুলি আপলোড, সম্পাদনা এবং অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে ভাগ করা যেতে পারে। ডকুমেন্ট লাইব্রেরিগুলি সহযোগিতার জন্য এবং প্রচুর পরিমাণে ডেটা পরিচালনার জন্য দরকারী৷

একটি নথি লাইব্রেরি টেমপ্লেট হল একটি নথি গ্রন্থাগারের জন্য সেটিংস এবং বিকল্পগুলির একটি পূর্ব-নির্ধারিত সেট৷ এটি আপনাকে প্রতিটি সেটিং পৃথকভাবে কনফিগার না করে দ্রুত একটি নথি লাইব্রেরি তৈরি করতে দেয়।

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে কীভাবে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করবেন?

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে একটি নতুন লাইব্রেরি তৈরি করতে হবে। এটি করতে, লাইব্রেরি ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নতুন লাইব্রেরি নির্বাচন করুন। তারপরে আপনাকে লাইব্রেরির জন্য একটি নাম লিখতে এবং একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করতে বলা হবে। একবার আপনি একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করলে, লাইব্রেরি তৈরি করতে তৈরি করুন ক্লিক করুন।

তারপর আপনি কলাম যোগ করে, অনুমতি সেট করে এবং অন্যান্য সেটিংস কনফিগার করে লাইব্রেরি কাস্টমাইজ করতে পারেন। একবার আপনি লাইব্রেরি কাস্টমাইজ করা শেষ করলে, টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন বোতামে ক্লিক করুন। তারপর আপনাকে টেমপ্লেটটির একটি নাম এবং বিবরণ দিতে বলা হবে। একবার আপনি এটি সম্পন্ন করার পরে, আপনি টেমপ্লেটটি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং যখনই আপনার প্রয়োজন হয় নতুন লাইব্রেরি তৈরি করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন।

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট ব্যবহার করার সুবিধাগুলি কী কী?

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট ব্যবহার করা নতুন লাইব্রেরি তৈরি করার সময় আপনার সময় এবং শ্রম বাঁচাতে পারে। স্ক্র্যাচ থেকে প্রতিটি লাইব্রেরি সেট আপ করার পরিবর্তে, আপনি কেবল টেমপ্লেটটি ব্যবহার করতে পারেন এবং আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত সেটিংস সহ দ্রুত একটি নতুন লাইব্রেরি তৈরি করতে পারেন৷ এটি বিশেষভাবে উপযোগী হতে পারে যখন আপনাকে একই সেটিংস সহ একাধিক লাইব্রেরি তৈরি করতে হবে।

উপরন্তু, একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনি আপনার লাইব্রেরি জুড়ে ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে সাহায্য করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করে যে সমস্ত লাইব্রেরিতে একই সেটিংস এবং বিকল্প রয়েছে, তাদের পরিচালনা এবং ব্যবহার করা সহজ করে তোলে।

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করার পদক্ষেপগুলি কী কী?

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করা একটি সহজবোধ্য প্রক্রিয়া। প্রথমত, আপনাকে একটি নতুন লাইব্রেরি তৈরি করতে হবে এবং একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করতে হবে। একবার আপনি এটি সম্পন্ন করলে, আপনি কলাম যোগ করে, অনুমতি সেট করে এবং অন্যান্য সেটিংস কনফিগার করে লাইব্রেরি কাস্টমাইজ করতে পারেন। অবশেষে, আপনি একটি টেমপ্লেট হিসাবে লাইব্রেরি সংরক্ষণ করতে পারেন.

তারপরে আপনি টেমপ্লেটটিকে একটি নাম এবং বিবরণ দিতে পারেন এবং ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য এটি সংরক্ষণ করতে পারেন। এই টেমপ্লেটটি একই সেটিংস এবং বিকল্পগুলির সাথে দ্রুত নতুন লাইব্রেরি তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট ব্যবহার করার কোন সীমাবদ্ধতা আছে কি?

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট ব্যবহার করা অনুরূপ সেটিংস সহ দ্রুত নতুন লাইব্রেরি তৈরি করার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে। যাইহোক, সচেতন হতে কিছু সীমাবদ্ধতা আছে.

এক জন্য, টেমপ্লেট সব ধরনের লাইব্রেরির জন্য উপযুক্ত নাও হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনাকে জটিল অনুমতি বা সেটিংস সহ লাইব্রেরি তৈরি করতে হয়, টেমপ্লেট সেগুলিকে মিটমাট করতে সক্ষম নাও হতে পারে। উপরন্তু, টেমপ্লেটটি শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে নতুন বৈশিষ্ট্য বা আপডেটগুলি মিটমাট করতে সক্ষম নাও হতে পারে৷ যেমন, আপনার টেমপ্লেটগুলি আপ টু ডেট আছে তা নিশ্চিত করতে নিয়মিত পর্যালোচনা করা এবং আপডেট করা গুরুত্বপূর্ণ৷

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করা আপনার নথিগুলিকে সংগঠিত এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার একটি দুর্দান্ত উপায়। Sharepoint এর স্বজ্ঞাত ইন্টারফেস এবং সহজে অনুসরণযোগ্য নির্দেশাবলীর সাহায্যে, আপনি দ্রুত একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন যা আপনাকে সহজেই আপনার সমস্ত নথি সংরক্ষণ, ভাগ এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করবে৷ আপনার প্রজেক্ট ফাইল, গ্রাহকের ডেটা, বা কোম্পানির রেকর্ডগুলির ট্র্যাক রাখতে হবে না কেন, আপনার নথিগুলি সংগঠিত রাখা নিশ্চিত করার জন্য একটি নথি লাইব্রেরি টেমপ্লেট তৈরি করার জন্য Sharepoint Online হল নিখুঁত টুল৷