আউটলুক একটি শক্তিশালী ইমেল ক্লায়েন্ট যা আপনাকে আপনার ইমেলগুলি দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সহায়তা করার জন্য বিস্তৃত বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে। এরকম একটি বৈশিষ্ট্য হল ক্ষমতা আউটলুকে পুনরাবৃত্ত ইমেল সেট আপ করুন এবং পাঠান .
আপনার দলের সদস্যদের সাপ্তাহিক অগ্রগতি রিপোর্ট পাঠানো থেকে, এবং আপনার গ্রাহকদের মাসিক নিউজলেটার ইমেল করা থেকে আপনার জন্য অনুস্মারক সেট আপ করা, বা আপনার ক্লায়েন্টদের জন্য মাসিক বিলিং অনুস্মারক, পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি সময় বাঁচানোর এবং গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি নিয়মিত পাঠানো হয় তা নিশ্চিত করার একটি দুর্দান্ত উপায়। ম্যানুয়ালি প্রতিবার তাদের পাঠানো ছাড়া।
কিভাবে আউটলুকে পুনরাবৃত্ত ইমেল সেট আপ এবং পাঠাতে হয়
সময় বাঁচাতে এবং যোগাযোগকে স্ট্রীমলাইন করতে আউটলুকে পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি সেট আপ এবং পাঠানোর উপায়গুলির জন্য নীচে একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা রয়েছে:
- ক্যালেন্ডার অ্যাপয়েন্টমেন্টের মাধ্যমে
- আউটলুকের জন্য বুমেরাং ব্যবহার করুন
- অটো ফলো-আপের মাধ্যমে
- বিলম্ব বিতরণ ব্যবহার করে
- পাওয়ার অটোমেট ফিচারের মাধ্যমে।
1] ক্যালেন্ডার অ্যাপয়েন্টমেন্টের মাধ্যমে
বিকল্পভাবে, আপনি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে পুনরাবৃত্ত ইমেল অনুস্মারক সেট আপ করতে পারেন। একটি পুনরাবৃত্ত বার্তা তৈরি করতে, প্রথমত, আপনাকে একটি নতুন ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে, যাতে Outlook-এ স্বয়ংক্রিয় পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি সেট আপ করা এবং পাঠানো সহজ হয়৷
- এর জন্য, Outlook চালু করুন এবং ক্লিক করুন নতুন ইমেইল .
- এখন, ক্লিক করুন ফাইল ট্যাব এবং নির্বাচন করুন সংরক্ষণ করুন .
- আঘাত সংরক্ষণ বোতাম এবং ইমেল বন্ধ করুন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি পাঠাবেন না।
এখন আপনি সফলভাবে ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করেছেন, ক্যালেন্ডারে পুনরাবৃত্ত ইমেলের জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট আপ করতে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
Outlook চালু করুন এবং ক্লিক করুন ক্যালেন্ডার বাম দিকে আইকন।
ক্যালেন্ডার খোলার সাথে সাথে তারিখটি খুলতে ডাবল ক্লিক করুন ঘটনা জানলা. এখানে, বিষয় ফাইলগুলি পূরণ করুন, এবং আপনি চাইলে অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ ক্ষেত্রটিতে অংশগ্রহণকারীদের নাম যোগ করুন। তারপরে আপনি তারিখ এবং সময় নির্বাচন করতে বা নির্বাচন করতে এগিয়ে যেতে পারেন পুনরাবৃত্তি বোতাম, যেটি আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
আপনি তারপর এটি সেট করতে পারেন সারাদিন আপনি যদি সারা দিনের জন্য অনুস্মারক চান। এখন, Don't repeat ড্রপ-ডাউন নির্বাচন করুন এবং আপনি যদি রিমাইন্ডার চান তাহলে নির্বাচন করুন দৈনিক , সাপ্তাহিক , মাসিক , বার্ষিক , বা কাস্টম একটি নির্দিষ্ট তারিখ সেট করতে।
তারপরে আপনি অবস্থান সেট করতে পারেন বা প্রয়োজনে একটি বিবরণ সংযুক্ত নথি যোগ করতে পারেন এবং ক্লিক করুন সংরক্ষণ পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে।
এখন, আপনি শুরুতে তৈরি ইমেল টেমপ্লেট সংযুক্ত করুন। এই জন্য, ক্লিক করুন ঢোকান ট্যাব > আইটেম সংযুক্ত করুন > আউটলুক আইটেম > নতুন উইন্ডোতে যান ভিতরে তাকান > ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারীর টেমপ্লেট .
এখানে, আপনার সংরক্ষিত টেমপ্লেট > নির্বাচন করুন ঢোকান . টেমপ্লেটটি এখন ক্যালেন্ডার অ্যাপয়েন্টমেন্টের সাথে সংযুক্ত করা হবে।
এখন, ক্যালেন্ডার অ্যাপয়েন্টমেন্ট উইন্ডোতে একটি অনুস্মারক সেট করুন যাতে আপনাকে ইমেলটি কখন পাঠাতে হবে।
অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে এই অনুস্মারকটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠায় না কিন্তু পরিবর্তে আপনাকে তা করতে মনে করিয়ে দেবে।
2] আউটলুকের জন্য বুমেরাং ব্যবহার করুন
আপনি যদি আউটলুকে পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি নির্ধারণ করতে চান, আউটলুকের জন্য বুমেরাং ব্যবহার করে সময় বাঁচানোর এবং কাজগুলি দ্রুত সম্পন্ন করার একটি দুর্দান্ত উপায়। অতএব, বুমেরাং-এর মাধ্যমে পুনরাবৃত্ত বার্তাগুলি সেট আপ করতে এবং পাঠাতে, একটি নতুন ইমেল তৈরি করুন৷
আপনি ইমেল রচনা করার পরে, ক্লিক করুন পরে পাঠান বিকল্প
ড্রপ-ডাউন থেকে, নির্বাচন করুন পুনরাবৃত্ত বার্তা সময়সূচী .
এখন, তারিখটি নির্বাচন করুন এবং আপনি যে প্রথম ইমেলটি পাঠাতে চান তার জন্য সময় পাঠান।
পরবর্তী, যান প্রতি পাঠায় , এবং ড্রপ-ডাউন থেকে, ইমেলের ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করুন, উদাহরণস্বরূপ, দৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক বা বার্ষিক। একই সময়ে, আপনি যে দিন/সে দিন ইমেল পাঠাতে চান তা নির্বাচন করুন।
এখন, একটি নির্দিষ্ট তারিখ নির্বাচন করুন যখন আপনি পুনরাবৃত্তিমূলক ইমেলগুলি বন্ধ করতে চান। কিন্তু একটি নির্দিষ্ট তারিখের পরিবর্তে, আপনি নির্দিষ্ট সংখ্যক বার্তা পাঠানোর পরেও এটি বন্ধ করে দিতে পারেন, অথবা এটি চালু রাখার অনুমতি দিতে পারেন।
একবার আপনি আপনার নির্বাচন করেছেন, সারাংশ পর্যালোচনা করুন এবং আঘাত করুন সময়সূচী বোতাম
আপনি যে পুনরাবৃত্ত বার্তাটি তৈরি করেন তাতে সংরক্ষিত হবে৷ বুমেরাং-পুনরাবৃত্ত সাবফোল্ডার এবং আপনার দ্বারা সেট করা প্রাপকদের কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হবে। এর জন্য আপনাকে Outlook বা কোনো ইন্টারনেট সংযোগে সাইন ইন করতে হবে না।
3] অটো ফলো-আপের মাধ্যমে
আপনি কি আছে অটো ফলো-আপ আপনার আউটলুক সংস্করণে বৈশিষ্ট্য? যদি হ্যাঁ, এটি পুনরাবৃত্ত ইমেল তৈরি করার আরেকটি চাবিকাঠি।
এই জন্য, ক্লিক করুন অটো ফলো-আপ পাশে ট্যাব সাহায্য টুলবারে এবং নির্বাচন করুন পুনরাবৃত্ত বার্তা .
এটা খুলবে পুনরাবৃত্ত বার্তা ম্যানেজার জানলা. এখানে, ক্লিক করুন যোগ করুন বোতাম
এখন, আপনার পুনরাবৃত্ত ইমেল বার্তা লিখুন, এবং প্রতি এবং বিষয় ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন৷
একবার হয়ে গেলে, পাশের প্যানেল থেকে, ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করুন, উদাহরণস্বরূপ, দৈনিক , সাপ্তাহিক , মাসিক , ত্রৈমাসিক , বার্ষিক , বা কাস্টম . এছাড়াও আপনি ইমেল পাঠানোর জন্য সপ্তাহের দিন এবং/অথবা দিনের সময় নির্বাচন করতে পারেন।
আপনি কি পুনরাবৃত্ত ইমেলে সংযুক্তি যোগ করতে চান? ক্লিক করুন সংযুক্তি ফাইল উত্স ইমেলের সাথে সংযুক্তি পাঠাতে বোতাম।
4] বিলম্ব বিতরণ ব্যবহার করে
- Outlook 365 ব্যবহার করলে, ক্লিক করুন বাড়ি ট্যাব এবং ক্লিক করুন নতুন মেইল একটি নতুন ইমেল বার্তা তৈরি করতে।
- নির্বাচন করুন অপশন টুলবারে ট্যাব চাপুন বিলম্ব ডেলিভারি বোতাম
- এটা খুলবে বৈশিষ্ট্য জানলা. এখানে, পাশের বাক্সটি চেক করুন আগে ডেলিভারি করবেন না .
- এখন, আপনি কখন ইমেলগুলি পাঠাতে চান তার জন্য এর পাশে তারিখ এবং সময় সেট করুন।
- আপনি হয় জন্য বক্স চেক করতে পারেন পুনরাবৃত্ত অপশন বা বাক্স নির্বাচন করুন যা বলে পরে মেয়াদ শেষ হয় এবং তারিখ এবং সময় সেট করুন।
- চাপুন বন্ধ বোতাম এবং তারপর ক্লিক করুন পাঠান .
পড়ুন: আউটলুকে কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল ফরোয়ার্ড করবেন
5] পাওয়ার অটোমেট অ্যাপের মাধ্যমে
কিন্তু আপনি যদি এক-বোতামের সমাধান চান, পাওয়ার অটোমেট অ্যাপ ব্যবহার করা আউটলুকে পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি সেট আপ করার এবং পাঠানোর সর্বোত্তম উপায়। অ্যাপটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা এখানে:
আপনার আউটলুক অ্যাপে সাইন ইন করুন, উপরের বাম কোণে অ্যাপ লঞ্চারে ক্লিক করুন, বিভাগটি প্রসারিত করতে All Apps-এ ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন পাওয়ার স্বয়ংক্রিয় .
পরবর্তী, মধ্যে পাওয়ার স্বয়ংক্রিয় উইন্ডোতে ক্লিক করুন সৃষ্টি বোতাম
পরবর্তী পর্দায়, নির্বাচন করুন নির্ধারিত মেঘ প্রবাহ কখন এবং কত ঘন ঘন একটি ইমেল পাঠানো উচিত তা নির্ধারণ করতে টাইল।
এখন, মধ্যে একটি সময়সূচী মেঘ প্রবাহ তৈরি করুন উইন্ডোতে, একটি নাম বরাদ্দ করুন প্রবাহের নাম ক্ষেত্র
পরবর্তী, অধীনে এই প্রবাহ চালান বিভাগে তারিখ ও সময় এবং ফ্রিকোয়েন্সি সেট করুন প্রতি পুনরাবৃত্তি ক্ষেত্র থেকে নির্বাচন করতে ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন মাস , সপ্তাহ , দিন , ঘন্টা , মিনিট , এবং দ্বিতীয় . একবার হয়ে গেলে, চাপুন সৃষ্টি বোতাম
একদা পুনরাবৃত্তি সেট আপ করা হয়েছে, ক্লিক করুন নতুন পদক্ষেপ খুলতে একটি অপারেশন চয়ন করুন শীঘ্র.
এখন, ক্লিক করুন অফিস 365 আউটলুক আইকন পরবর্তী, তালিকা থেকে কর্ম , নির্বাচন করুন একটি ইমেল পাঠান (V2) .
ইমেল উইন্ডো খোলার সাথে সাথে পুনরাবৃত্ত ইমেল তৈরি করতে বিশদটি পূরণ করুন। cc, bc, বা সংযুক্তি যোগ করতে অ্যাডভান্সড অপশন দেখাতে ক্লিক করুন। পুনরাবৃত্ত ইমেল সেট আপ শেষ করতে সংরক্ষণ এ ক্লিক করুন.
সুরক্ষা কেন্দ্রের উইন্ডোজ 10
বিঃদ্রঃ: নিশ্চিত করুন যে আপনি একবার কাজটি শেষ করার পরে সেটিংস পুনরায় সক্ষম করেছেন এবং আপনি এখন পুনরাবৃত্ত ইমেল পাঠানো বন্ধ করতে চান৷
আমি কিভাবে Outlook এ স্বয়ংক্রিয় নির্ধারিত ইমেল সেট আপ করব?
আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত ইমেল সেট আপ করতে, আপনার বার্তা তৈরি করুন এবং ক্লিক করুন পরে পাঠান বিকল্প পরবর্তী, নির্বাচন করুন পুনরাবৃত্ত বার্তা সময়সূচী , প্রথম ইমেলের জন্য পাঠানোর তারিখ এবং সময় সেট করুন এবং পুনরাবৃত্তি ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করুন ( দৈনিক , সাপ্তাহিক , মাসিক , বা বার্ষিক ) ড্রপডাউন মেনু থেকে। ক্লিক করুন সংরক্ষণ চালু করতে.
আমি কিভাবে Outlook এ একাধিক ইমেল স্বয়ংক্রিয় করব?
Outlook-এ একাধিক ইমেল স্বয়ংক্রিয় করতে, মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন যা আপনাকে দক্ষতার সাথে প্রাপকদের একটি বড় তালিকায় ব্যক্তিগতকৃত ইমেল পাঠাতে দেয়। এর জন্য, Word এ একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন, এটি আপনার পরিচিতি তালিকার সাথে লিঙ্ক করুন এবং Finish & Merge নির্বাচন করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইমেল পাঠাবে।
