কিভাবে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারপয়েন্টে সতর্কতা সেট করবেন?

প্রতিটি ব্যবসার মালিক জানেন যে প্রতিযোগিতামূলক থাকার জন্য সর্বশেষ তথ্যের সাথে আপ টু ডেট থাকা অপরিহার্য। SharePoint একটি অবিশ্বাস্যভাবে শক্তিশালী টুল যা আপনাকে এর বিভিন্ন সতর্কতা সেটিংসের সাথে সংযুক্ত এবং অবহিত থাকতে সাহায্য করতে পারে। এই নির্দেশিকায়, আমরা আপনাকে শেয়ারপয়েন্টে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য কীভাবে সতর্কতা সেট করতে হয় তা নিয়ে চলব যাতে তারা তাদের কাজ সম্পর্কে জানতে এবং শীর্ষে থাকতে পারে।

SharePoint Alerts আপনাকে সাইটের বিষয়বস্তুর পরিবর্তন সম্পর্কে অবগত থাকতে সাহায্য করতে পারে। একজন সাইটের মালিক হিসাবে, আপনি অন্য ব্যবহারকারীদের এবং নিজের জন্য সতর্কতা সেট আপ করতে পারেন৷ এখানে কিভাবে:

1. আপনি যেখানে একটি সতর্কতা সেট আপ করতে চান সেই তালিকা বা লাইব্রেরিতে যান৷
2. ট্যাব নির্বাচন করুন কর্ম .
3. পছন্দ করা আমাকে সতর্ক করো .
4. আপনি যে সেটিংস চান তা দিয়ে সতর্কতা ফর্মটি পূরণ করুন।
5. নির্বাচন করুন এই ব্যক্তিদের সতর্কতা পাঠান বিকল্প
6. আপনি যাদের সতর্কতা পেতে চান তাদের নাম বা ইমেল লিখুন।
7. চাপুন ঠিক আছে .

এখন তালিকা বা লাইব্রেরিতে পরিবর্তন ঘটলে ব্যবহারকারীদের সকলকে অবহিত করা হবে।

অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারপয়েন্টে কীভাবে সতর্কতা সেট করবেন

শেয়ারপয়েন্ট হল সহযোগিতার জন্য একটি শক্তিশালী হাতিয়ার, যা ব্যবহারকারীদের সহজেই নথি শেয়ার করতে এবং প্রকল্পগুলিতে সহযোগিতা করতে দেয়। SharePoint এর সবচেয়ে দরকারী বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতা সেট করার ক্ষমতা। সতর্কতার সাহায্যে, নথি বা প্রকল্পের কাজগুলিতে পরিবর্তন করা হলে ব্যবহারকারীদের অবহিত করা যেতে পারে। SharePoint-এ অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতা সেট করা সহজ এবং মাত্র কয়েকটি ধাপে করা যেতে পারে।

ধাপ 1: সাইটে নেভিগেট করুন

প্রথম ধাপ হল সেই সাইটে নেভিগেট করা যেখানে সতর্কতা সেট করা হবে। উপরের নেভিগেশন বারে সাইট লিঙ্কে ক্লিক করে এটি করা যেতে পারে। ব্যবহারকারী একবার সাইটে নেভিগেট করলে, তারা লাইব্রেরি বা তালিকাটি নির্বাচন করতে পারে যেখানে সতর্কতা সেট করা হবে।

ধাপ 2: ব্যবহারকারী নির্বাচন করুন

পরবর্তী ধাপ হল ব্যবহারকারীকে নির্বাচন করা যিনি সতর্কতা পাবেন। উপরের নেভিগেশন বারে সেটিংস লিঙ্কে ক্লিক করে এটি করা যেতে পারে। সেখান থেকে ব্যবহারকারীরা People and Groups অপশনটি নির্বাচন করতে পারবেন। এটি ব্যবহারকারীদের একটি তালিকা খুলবে যারা একটি সতর্কতা পেতে পারে। ব্যবহারকারী তাদের নামের উপর ক্লিক করে সতর্কতা পাবেন এমন ব্যবহারকারী নির্বাচন করতে পারেন।

ধাপ 3: সতর্কতা সেট করুন

এখন যেহেতু ব্যবহারকারী সতর্কতা পাবেন এমন ব্যবহারকারীকে নির্বাচন করেছেন, তারা শীর্ষ নেভিগেশন বারে সতর্কতা লিঙ্কে ক্লিক করতে পারেন। এটি একটি পৃষ্ঠা খুলবে যেখানে ব্যবহারকারী সতর্কতা সেট করতে পারে। ব্যবহারকারীরা যে ধরণের সতর্কতা সেট করতে চান তা নির্বাচন করতে পারেন, যেমন যখন একটি নথি যোগ করা হয়, পরিবর্তন করা হয় বা মুছে ফেলা হয়। তারা সতর্কতার ফ্রিকোয়েন্সি এবং সতর্কতা গ্রহণকারী ব্যবহারকারীর ইমেল ঠিকানাও সেট করতে পারে।

ধাপ 4: সতর্কতা সংরক্ষণ করুন

শেষ ধাপ হল সতর্কতা সংরক্ষণ করা। পৃষ্ঠার নীচে সংরক্ষণ বোতামে ক্লিক করে এটি করা যেতে পারে। সতর্কতা সংরক্ষিত হয়ে গেলে, সতর্কতা ট্রিগার হলে ব্যবহারকারী একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাবেন।

অতিরিক্ত বিকল্প

অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতা সেট করার পাশাপাশি, SharePoint অন্যান্য সতর্কতা বিকল্পগুলিও অফার করে৷ উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট নথি বা তালিকার জন্য সতর্কতা সেট করতে পারেন। তারা নির্দিষ্ট ক্ষেত্রের পরিবর্তনের জন্য সতর্কতাও সেট করতে পারে, যেমন একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্র পরিবর্তন করা হয়েছে।

সীমাবদ্ধতা

এটি লক্ষ্য করা গুরুত্বপূর্ণ যে SharePoint এ সতর্কতা সেট করার সময় কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, SharePoint শুধুমাত্র ব্যবহারকারীদের একবারে 100 জন ব্যবহারকারীর জন্য সতর্কতা সেট করার অনুমতি দেয়। উপরন্তু, ব্যবহারকারীদের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতা সেট করার জন্য উপযুক্ত অনুমতি থাকতে হবে।

উপসংহার

SharePoint-এ অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতা সেট করা হচ্ছে নথি বা প্রকল্পের কাজের পরিবর্তন সম্পর্কে ব্যবহারকারীদের অবহিত রাখার একটি সহজ এবং কার্যকর উপায়। মাত্র কয়েকটি ধাপে, ব্যবহারকারীরা দ্রুত অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতা সেট করতে পারে এবং তাদের দলকে আপ টু ডেট রাখতে পারে।

সচরাচর জিজ্ঞাস্য

Sharepoint কি?

শেয়ারপয়েন্ট হল একটি ওয়েব-ভিত্তিক সহযোগিতার প্ল্যাটফর্ম যা Microsoft দ্বারা তৈরি করা হয়েছে। এটি যেকোন ডিভাইস থেকে তথ্য সংরক্ষণ, সংগঠিত, শেয়ার এবং অ্যাক্সেস করতে ব্যবহৃত হয়। SharePoint নথি ব্যবস্থাপনা, টাস্ক ট্র্যাকিং, এবং বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সহ বিস্তৃত বৈশিষ্ট্য অফার করে। এটি ব্যবহারকারীদের তাদের নির্দিষ্ট প্রয়োজন অনুসারে প্ল্যাটফর্ম কাস্টমাইজ করার ক্ষমতাও প্রদান করে। শেয়ারপয়েন্ট সহযোগিতা এবং নথি ভাগ করে নেওয়ার সুবিধার্থে অনেক সংস্থা ব্যবহার করে।

আমি কিভাবে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারপয়েন্টে সতর্কতা সেট করব?

অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারপয়েন্টে সতর্কতা সেট করতে, আপনাকে প্রথমে সাইটে একটি তালিকা বা লাইব্রেরি তৈরি করতে হবে। তালিকা বা লাইব্রেরি তৈরি হয়ে গেলে, আপনি তালিকা বা লাইব্রেরি সেটিংসে গিয়ে Alert Me-এ ক্লিক করতে পারেন। এটি একটি পৃষ্ঠা খুলবে যেখানে আপনি তালিকা বা লাইব্রেরির জন্য সতর্কতা সেট আপ করতে পারেন। আপনি সতর্কতার ধরন (তাত্ক্ষণিক, দৈনিক, সাপ্তাহিক) এবং ব্যবহারকারী বা ব্যবহারকারীদের গোষ্ঠী নির্বাচন করতে পারেন যাদের সতর্কতা গ্রহণ করা উচিত। কখন সতর্কতা পাঠানো হবে তার জন্য আপনি শর্তও সেট আপ করতে পারেন। আপনি সতর্কতা সেট আপ করা শেষ হলে, পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।

শেয়ারপয়েন্টে কি ধরনের সতর্কতা সেট করা যেতে পারে?

শেয়ারপয়েন্ট বিভিন্ন ধরণের সতর্কতা অফার করে যা বিভিন্ন ধরণের তালিকা বা লাইব্রেরির জন্য সেট করা যেতে পারে। এই সতর্কতাগুলি যখন তালিকা বা লাইব্রেরিতে নতুন আইটেম বা নথি যোগ করা হয়, যখন বিদ্যমান আইটেমগুলি সংশোধন করা হয়, বা আইটেমগুলি মুছে ফেলা হয় তখন এই সতর্কতাগুলি সেট করা যেতে পারে৷ অতিরিক্তভাবে, ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করার সময় পাঠানোর জন্য সতর্কতা সেট আপ করতে পারেন, যেমন যখন একটি আইটেম একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীকে বরাদ্দ করা হয় বা যখন একটি আইটেম একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে শেষ হয়।

আমি কিভাবে শেয়ারপয়েন্টে বিদ্যমান সতর্কতা পরিবর্তন করব?

শেয়ারপয়েন্টে বিদ্যমান সতর্কতা পরিবর্তন করতে, আপনাকে প্রথমে তালিকা বা লাইব্রেরি সেটিংসে যেতে হবে এবং আমাকে সতর্ক করতে ক্লিক করতে হবে। এখানে আপনি বিদ্যমান সতর্কতাগুলি দেখতে পারেন এবং এটি পরিবর্তন করতে সতর্কতার উপর ক্লিক করতে পারেন৷ তারপরে আপনি সতর্কতার ধরন, ব্যবহারকারী বা ব্যবহারকারীদের গ্রুপ যারা সতর্কতা গ্রহণ করবেন এবং কখন সতর্কতা পাঠানো হবে তার শর্তাবলী পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি পরিবর্তনগুলি করা শেষ হলে, সেগুলি সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।

আমি কি শেয়ারপয়েন্টে সতর্কতা মুছে ফেলতে পারি?

হ্যাঁ, আপনি শেয়ারপয়েন্টে সতর্কতা মুছে ফেলতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে প্রথমে তালিকা বা লাইব্রেরি সেটিংসে যেতে হবে এবং Alert Me-এ ক্লিক করতে হবে। এখানে আপনি বিদ্যমান সতর্কতাগুলি দেখতে পারেন এবং এটি মুছে ফেলার জন্য সতর্কতায় ক্লিক করতে পারেন। তারপর আপনি সতর্কতা মুছে ফেলতে মুছুন বোতামে ক্লিক করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি এটি মুছে না দিয়ে সতর্কতা বাতিল করতে বাতিল বোতামে ক্লিক করতে পারেন।

কমপ্যাক্ট আউটলুক ডেটা ফাইল

অন্যান্য ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারপয়েন্টে সতর্কতা সেট করা একটি সহজ এবং সরল প্রক্রিয়া যা শুধুমাত্র কয়েকটি সহজ ধাপে সম্পন্ন করা যেতে পারে। এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, SharePoint ব্যবহারকারীরা নিশ্চিত করতে পারে যে তারা তাদের SharePoint সাইটে করা যেকোনো পরিবর্তন বা আপডেটের সাথে আপ-টু-ডেট থাকতে সক্ষম। এই ক্ষমতার সাথে, ব্যবহারকারীরা আরও দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে কাজ করতে পারে, সময় এবং সংস্থান বাঁচাতে পারে।