একজন কর্মচারী হিসাবে, চাকরি ছেড়ে দেওয়া একটি বড় সিদ্ধান্ত। আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি সংরক্ষিত এবং আপনার সাথে নেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করা প্রক্রিয়াটির একটি প্রয়োজনীয় এবং গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। আপনি যদি আপনার ইমেলের জন্য আউটলুক ব্যবহার করেন তবে সেগুলি সংরক্ষণ করার কাজটি ভয়ঙ্কর বলে মনে হতে পারে। কিন্তু সঠিক নির্দেশনা সহ, আপনি যখন আপনার চাকরি ছেড়ে যান তখন আপনার Outlook ইমেলগুলি সংরক্ষণ করা সহজ এবং কার্যকর। এই নিবন্ধে, আপনি যখন আপনার চাকরি ছেড়ে চলে যাবেন তখন আমরা আপনাকে আপনার Outlook ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী দেব।
চাকরি ছাড়ার সময় আউটলুক ইমেলগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন?
- Outlook খুলুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টের শংসাপত্র ব্যবহার করে সাইন ইন করুন।
- ফাইল ট্যাবে যান এবং বিকল্প নির্বাচন করুন।
- উন্নত ট্যাবের অধীনে, রপ্তানি নির্বাচন করুন।
- একটি ফাইলে রপ্তানি নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন।
- Outlook ডেটা ফাইল (.pst) চয়ন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন।
- আপনি যে ফোল্ডারগুলি রপ্তানি করতে চান তা চয়ন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন।
- ফাইল সংরক্ষণ করতে অবস্থান নির্বাচন করুন এবং সমাপ্ত ক্লিক করুন।
চাকরি ছেড়ে দেওয়ার সময় আউটলুক ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার পদক্ষেপগুলি কী কী?
চাকরি ছেড়ে দেওয়ার সময়, ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে এমন কোনও ইমেল সংরক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ। মাইক্রোসফ্ট আউটলুক সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেল অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে একটি এবং আউটলুকে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার প্রক্রিয়াটি বেশ সহজ। এই নিবন্ধটি চাকরি ছাড়ার সময় Outlook ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার পদক্ষেপগুলি নিয়ে আলোচনা করবে।
প্রথম ধাপ হল আউটলুকে যে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করা দরকার তার জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করা৷ এই ফোল্ডারটি Outlook-এর যেকোনো বিভাগে তৈরি করা যেতে পারে, তবে একটি পৃথক ফোল্ডার তৈরি করা ভাল যা ইমেলগুলি সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে স্পষ্টভাবে লেবেলযুক্ত। ফোল্ডারটি তৈরি হয়ে গেলে, ইমেলগুলিকে টেনে এনে ফোল্ডারে ফেলে রেখে এটিতে স্থানান্তরিত করা যেতে পারে।
দ্বিতীয় ধাপ হল ফোল্ডার ব্যাক আপ করা। এটি ফাইল ট্যাবে ক্লিক করে এবং তারপর ব্যাকআপ নির্বাচন করে করা যেতে পারে। এটি ফোল্ডারের একটি অনুলিপি এবং এর সমস্ত সামগ্রী তৈরি করবে যা একটি বহিরাগত স্টোরেজ ডিভাইস বা ক্লাউড স্টোরেজে সংরক্ষণ করা যেতে পারে।
তৃতীয় ধাপ হল ফোল্ডার থেকে ইমেল রপ্তানি করা। এটি ফাইল ট্যাব নির্বাচন করে এবং তারপর রপ্তানি নির্বাচন করে করা যেতে পারে। এটি একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যা ব্যবহারকারীকে তারা কোন ধরনের ফাইল হিসাবে ইমেলগুলি রপ্তানি করতে চায় তা চয়ন করতে দেয়৷ সবচেয়ে সাধারণ ফাইলের ধরন হল একটি .pst ফাইল, তবে অন্যান্য ফাইলের ধরনও ব্যবহার করা যেতে পারে। একবার ফাইলের ধরনটি বেছে নেওয়া হলে, ইমেলগুলি রপ্তানি করা যেতে পারে।
চাকরি ছাড়ার সময় আউটলুক ইমেল কীভাবে সংরক্ষণ করবেন?
একবার ইমেলগুলি ব্যাক আপ এবং রপ্তানি হয়ে গেলে, সেগুলিকে একটি নিরাপদ জায়গায় সংরক্ষণ করতে হবে৷ এটি কম্পিউটারে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করে বা এক্সটার্নাল স্টোরেজ ডিভাইস বা ক্লাউড স্টোরেজে এক্সপোর্ট করা ইমেল সংরক্ষণ করে করা যেতে পারে। ইমেলগুলি নিরাপদ এবং সুরক্ষিত রাখা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ।
চতুর্থ ধাপ হল আউটলুক অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেলগুলি মুছে ফেলা। এটি ইমেলগুলি নির্বাচন করে এবং তারপর মুছুন বোতামে ক্লিক করে করা যেতে পারে। এটি স্থায়ীভাবে আউটলুক অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেলগুলি সরিয়ে দেবে। এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে এই পদক্ষেপটি অপরিবর্তনীয়, তাই এই পদক্ষেপটি নেওয়ার আগে সমস্ত ইমেলগুলিকে সংরক্ষণ করা দরকার সেগুলি ব্যাক আপ করা হয়েছে এবং রপ্তানি করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ৷
পঞ্চম ধাপ হল অ্যাকাউন্টের জন্য Outlook নিষ্ক্রিয় করা। এটি অ্যাকাউন্ট সেটিংস ট্যাবে গিয়ে এবং তারপর অ্যাকাউন্ট নিষ্ক্রিয় নির্বাচন করে করা যেতে পারে। এটি যে কাউকে অ্যাকাউন্ট এবং এতে থাকা সমস্ত ইমেল অ্যাক্সেস করতে বাধা দেবে৷ এটি লক্ষ্য করা গুরুত্বপূর্ণ যে এই পদক্ষেপটি উল্টানো যাবে না, তাই এই পদক্ষেপ নেওয়ার আগে সমস্ত ইমেল ব্যাক আপ করা হয়েছে এবং রপ্তানি করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ।
চাকরি ছেড়ে দেওয়ার সময় কীভাবে আউটলুক ইমেলে অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করবেন?
একবার ইমেলগুলির ব্যাক আপ এবং রপ্তানি হয়ে গেলে, অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করার জন্য পদক্ষেপ নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷ এর মধ্যে রয়েছে অ্যাকাউন্টের জন্য একটি পাসওয়ার্ড সেট আপ করার পাশাপাশি দ্বি-ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণ সেট আপ করা। এটি নিশ্চিত করবে যে শুধুমাত্র ব্যবহারকারী ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবেন।
ষষ্ঠ ধাপ হল অ্যাকাউন্টের জন্য যে ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা হবে তা নিয়োগকর্তাকে জানানো। এটি নিশ্চিত করবে যে ব্যবহারকারী ছাড়া অন্য কেউ ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করবে না এবং ব্যবহারকারীর গোপনীয়তা রক্ষা করতে সহায়তা করবে।
সপ্তম ধাপ হল আউটলুক অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলা। অ্যাকাউন্ট সেটিংস ট্যাবে ডিলিট বোতামে ক্লিক করে এটি করা যেতে পারে। এটি স্থায়ীভাবে অ্যাকাউন্ট এবং এতে থাকা সমস্ত ইমেল মুছে ফেলবে৷
চাকরি ছেড়ে দেওয়ার সময় আউটলুক ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার সুবিধাগুলি কী কী?
চাকরি ছাড়ার সময় আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করার অনেক সুবিধা রয়েছে। প্রথমত, এটি নিশ্চিত করে যে ব্যবহারকারীর কাছে ভবিষ্যতে প্রয়োজন হতে পারে এমন কোনও গুরুত্বপূর্ণ ইমেলের রেকর্ড রয়েছে। দ্বিতীয়ত, এটি ইমেলগুলিতে অননুমোদিত অ্যাক্সেস প্রতিরোধ করে, যা ব্যবহারকারীর গোপনীয়তা রক্ষা করতে সহায়তা করে। অবশেষে, এটি ব্যবহারকারীকে তাদের কাজের একটি রেকর্ড রাখতে সক্ষম করে যা ভবিষ্যতে উল্লেখ করা যেতে পারে।
চাকরি ছেড়ে দেওয়ার সময় আউটলুক ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার অসুবিধাগুলি কী কী?
চাকরি ছাড়ার সময় আউটলুক ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার প্রধান অসুবিধা হল এটি সময়সাপেক্ষ হতে পারে। এটি ব্যবহারকারীকে ইমেলগুলির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করতে, ফোল্ডারটির ব্যাক আপ করতে এবং ইমেলগুলি রপ্তানি করতে হবে। এটি ব্যবহারকারীকে অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেলগুলি মুছতে এবং অ্যাকাউন্টটি নিষ্ক্রিয় করতে হবে। এই সমস্ত পদক্ষেপের জন্য সময় লাগতে পারে, তাই আগে থেকে পরিকল্পনা করা এবং চাকরি ছাড়ার আগে সমস্ত পদক্ষেপগুলি সম্পন্ন হয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ।
শীর্ষ 6 প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
প্রশ্ন 1. আমি যখন চাকরি ছেড়ে চলে যাই তখন আমি কিভাবে Outlook ইমেল সংরক্ষণ করব?
A. চাকরি ছাড়ার সময় Outlook থেকে ইমেল সংরক্ষণ করতে, আপনি Outlook-এর এক্সপোর্ট ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। এই ফাংশনটি আপনার ইমেল এবং অন্যান্য ডেটার ব্যাকআপ তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনার ইমেল রপ্তানি করতে, Outlook খুলুন, ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন, এবং তারপর খুলুন এবং রপ্তানি > একটি ফাইলে রপ্তানি করুন নির্বাচন করুন। তারপরে আপনি যে ধরনের ফাইল তৈরি করতে চান তা নির্বাচন করুন, যেমন একটি .pst ফাইল। অবশেষে, আপনি যে ফোল্ডারগুলি রপ্তানি করতে চান তা নির্বাচন করুন, যেমন আপনার ইনবক্স, এবং তারপরে সমাপ্ত ক্লিক করুন৷ এটি আপনার ইমেল এবং অন্যান্য ডেটা সহ একটি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করবে, যা আপনি সংরক্ষণ করতে বা আপনার নতুন নিয়োগকর্তার কাছে স্থানান্তর করতে পারেন।
Q.2 আমি কি একটি USB ড্রাইভে Outlook ইমেল সংরক্ষণ করতে পারি?
উ: হ্যাঁ, আপনি যদি উপরে উল্লিখিত রপ্তানি ফাংশন ব্যবহার করেন তাহলে আপনি একটি USB ড্রাইভে Outlook ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন৷ আপনি যখন এক্সপোর্ট করার জন্য ফাইলের ধরন নির্বাচন করেন, তখন .pst ফাইল বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটি একটি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করবে যা একটি USB ড্রাইভে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। তারপরে এটি আপনার নতুন নিয়োগকর্তার কাছে স্থানান্তর করা যেতে পারে বা ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে।
ফটো গ্যালারী এবং সিনেমা নির্মাতা
Q.3 আমি কি আমার কম্পিউটারে Outlook ইমেল সংরক্ষণ করতে পারি?
উ: হ্যাঁ, আপনি উপরে উল্লিখিত এক্সপোর্ট ফাংশন ব্যবহার করে আপনার কম্পিউটারে Outlook ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনি যখন এক্সপোর্ট করার জন্য ফাইলের ধরন নির্বাচন করেন, তখন .pst ফাইল বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটি একটি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করবে যা আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। তারপরে এটি আপনার নতুন নিয়োগকর্তার কাছে স্থানান্তর করা যেতে পারে বা ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে।
Q.4 একটি PST ফাইল কি?
A. একটি PST ফাইল হল এক ধরনের ডেটা ফাইল যা Microsoft Outlook দ্বারা ইমেল, পরিচিতি এবং অন্যান্য ডেটা সঞ্চয় করতে ব্যবহৃত হয়। PST মানে ব্যক্তিগত স্টোরেজ টেবিল। এটি আউটলুক ডেটা ব্যাক আপ করতে ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ ধরনের ফাইল এবং একটি নতুন নিয়োগকর্তার কাছে ডেটা স্থানান্তর করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
Q.5 এক্সপোর্ট ফাংশন ব্যবহার না করে আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করার কোন উপায় আছে কি?
উ: হ্যাঁ, আপনি আপনার ইনবক্স বা অন্যান্য ফোল্ডার থেকে ইমেলগুলি অনুলিপি করে এক্সপোর্ট ফাংশন ব্যবহার না করেই Outlook ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন৷ এটি করার জন্য, Outlook খুলুন, আপনি যে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান সেই ফোল্ডারটি খুলুন, আপনি যে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান তা নির্বাচন করুন, নির্বাচনের উপর রাইট ক্লিক করুন এবং অনুলিপি নির্বাচন করুন। তারপরে একটি নতুন ফোল্ডার খুলুন, ডান-ক্লিক করুন এবং পেস্ট নির্বাচন করুন। এটি নতুন ফোল্ডারে ইমেলগুলি অনুলিপি করবে, যা আপনার নতুন নিয়োগকর্তার কাছে সংরক্ষণ বা স্থানান্তর করা যেতে পারে।
Q.6 বিভিন্ন কম্পিউটার থেকে আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করার কোন উপায় আছে কি?
উ: হ্যাঁ, আপনি উপরে উল্লিখিত এক্সপোর্ট ফাংশন ব্যবহার করে বিভিন্ন কম্পিউটার থেকে আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনি যখন এক্সপোর্ট করার জন্য ফাইলের ধরন নির্বাচন করেন, তখন .pst ফাইল বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটি একটি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করবে যা একটি USB ড্রাইভ বা অন্যান্য স্টোরেজ ডিভাইসে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। তারপরে এটি আপনার নতুন নিয়োগকর্তার কাছে স্থানান্তর করা যেতে পারে বা ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে।
একটি চাকরি ছেড়ে দেওয়া একটি উত্তেজনাপূর্ণ কিন্তু ভয়ঙ্কর প্রক্রিয়া হতে পারে। যদিও অনেকগুলি পদক্ষেপ নেওয়ার আছে, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ একটি হল Outlook থেকে আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণ করা৷ এই নিবন্ধে বর্ণিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি চাকরি ছাড়ার সময় সহজেই আপনার Outlook ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার কাছে ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে এমন কোনও যোগাযোগ এবং সংযুক্তির রেকর্ড রয়েছে। আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে কয়েক মিনিট সময় নিয়ে, আপনি ভবিষ্যতে নিজেকে সময় এবং চাপ বাঁচাতে পারেন।
