যখন গ্রুপ ইমেলের কথা আসে, তখন আইটি বিশেষজ্ঞদের কাছে শেয়ার করার জন্য কয়েকটি টিপস থাকে। প্রথম এবং সর্বাগ্রে, আপনার ইনবক্সে কখনই গ্রুপ ইমেল পাঠাবেন না বা গ্রহণ করবেন না। এটি একটি বিশৃঙ্খল, অসংগঠিত জগাখিচুড়ি শেষ করার একটি নিশ্চিত উপায়। পরিবর্তে, গ্রুপ ইমেলের জন্য একটি পৃথক ফোল্ডার তৈরি করুন এবং সেই ফোল্ডারটি নিয়মিত পরীক্ষা করুন। আরেকটি টিপ হল গ্রুপ ইমেল পাঠানোর সময় BCC ফিল্ড ব্যবহার করা। এইভাবে, প্রতিটি প্রাপকের ইমেল ঠিকানা গোপন রাখা হয়। Outlook-এ এটি করতে, কোনো ইমেল ঠিকানা প্রবেশ করার আগে কেবল BCC বোতামে ক্লিক করুন। পরিশেষে, গ্রুপ ইমেলগুলিতে আপনি যে পরিমাণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেন সে সম্পর্কে মনে রাখবেন। এটিকে প্রয়োজনীয় বিষয়গুলিতে রাখুন এবং প্রতিটি ইমেলে সবাইকে সিসি করা এড়িয়ে চলুন। যদি একটি ইমেল থ্রেড খুব দীর্ঘ হয়ে যায়, তবে আলোচনা চালিয়ে যাওয়ার জন্য ফোনটি তোলা বা ব্যক্তিগতভাবে দেখা করা প্রায়শই ভাল। এই টিপসগুলি অনুসরণ করে, আপনি আপনার ইনবক্সকে পরিষ্কার এবং সংগঠিত রাখতে পারেন এবং গ্রুপ ইমেলগুলিকে একটি হাওয়ায় পরিণত করতে পারেন৷
একটি ভাগ করা মেইলবক্স একটি দরকারী বৈশিষ্ট্য যা একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্ট থেকে ট্র্যাক এবং ইমেল পাঠাতে একদল লোককে অনুমতি দেয়৷ এটি একটি সর্বজনীন ইমেল বা একটি বিক্রয় ইমেল হতে পারে৷ এই ভাগ করা মেলবক্সটি বিভিন্ন কম্পিউটারে একাধিক Outlook দৃষ্টান্ত জুড়ে কাজ করে। যাইহোক, এই পোস্ট আপনাকে সমস্যা সমাধান করতে সাহায্য করবে যদি গ্রুপ ইমেল Outlook ইনবক্সে পাঠানো বা গ্রহণ করা হয় না .
আউটলুকের ইনবক্সে গ্রুপ ইমেল পাঠানো বা গ্রহণ করা হয় না
ফোরামের একজন সদস্য জানিয়েছেন যে গ্রুপ মেইলবক্স (WFP, SEO, SPP) অ্যাপ্লিকেশনটিতে কাজ করে না। এটি আপডেট হয় না, বা এটি ইমেল গ্রহণ করতে পারে না। যাইহোক, একটি ব্রাউজার ব্যবহার করার সময় এটি ভাল কাজ করে। একটি ভাঙা Outlook প্রোফাইলের কারণে সমস্যাটি ঘটে। যদিও শেয়ার্ড মেলবক্স সূক্ষ্ম কাজ করে, প্রক্রিয়াটি আউটলুক কাজের প্রোফাইল ছাড়াই স্থগিত থাকে৷ তিনটি প্রস্তাবিত সমাধান সাহায্য করতে পারে:
- ক্যাশে মোড অক্ষম করুন
- আপনার আউটলুক প্রোফাইল পুনরায় তৈরি করুন
- দূষিত আউটলুক PST এবং OST ব্যক্তিগত ডেটা ফাইলগুলি মেরামত করুন
যদিও দ্বিতীয় সমাধানটি সর্বোত্তম সমাধান, প্রথমটিও কাজ করতে পারে এবং অল্প সময় নেয়। তাই আবার চেষ্টা করুন, আপনার Outlook প্রোফাইল পুনরায় তৈরি করুন।
1] ক্যাশে মোড নিষ্ক্রিয় করুন
অ্যাপ বন্ধ করা রোধ করে
ক্যাশেড মোড বন্ধ করুন, আউটলুকে 'লোড শেয়ারড ফোল্ডার' আনচেক করুন এবং আউটলুক পুনরায় চালু করুন। যদি ক্যাশে আউটলুকে নতুন ইমেল ডাউনলোড করতে বা সেগুলি পাঠাতে বাধা দেয় তবে এটি সমস্যা সমাধানে সহায়তা করবে। ক্যাশে সাফ করার পরে, সেটিংসের উপর নির্ভর করে ডাউনলোড আবার শুরু হবে। এটি প্রথমে সর্বশেষ ইমেল ডাউনলোড করবে।
- অ্যাকাউন্টের বৈশিষ্ট্যগুলি খুলুন এবং 'উন্নত' ট্যাবে যান।
- 'ক্যাশেড এক্সচেঞ্জ মোড ব্যবহার করুন' আনচেক করুন; শেয়ার্ড ফোল্ডার অপশন ডাউনলোড করুন।
- আউটলুক পুনরায় চালু করুন
- যদি এটি কাজ না করে, আপনি সম্পূর্ণ মেলবক্স অ্যাক্সেস মুছে ফেলুন এবং তারপর এটি আবার যোগ করুন।
ইমেলগুলি কাজ শুরু করেছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
পড়ুন : Outlook-এ ইমেলগুলিকে কীভাবে গ্রুপ করবেন
2] দূষিত Outlook PST এবং OST ব্যক্তিগত ডেটা ফাইল মেরামত করুন
আউটলুক দূষিত Outlook PST এবং OST ব্যক্তিগত ডেটা ফাইলগুলি মেরামত করার জন্য একটি অন্তর্নির্মিত সরঞ্জাম সরবরাহ করে। টুলটিকে Scanpst.exe বলা হয়, C:Program FilesMicrosoft Office ootOffice16-এ অবস্থিত, আপনি যে অফিসটি ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে।
আপনাকে Outlook ফাইলটি বন্ধ করতে হবে, PST ফাইলটি নির্বাচন করতে হবে এবং তারপরে এটি পুনরুদ্ধার করতে হবে। টুলটি আপনার বিদ্যমান PST ফাইলের ব্যাক আপ করে তাই আপনাকে ডেটা নিয়ে চিন্তা করতে হবে না।
এই টুলটি ছাড়াও, আউটলুক একটি OST ইন্টিগ্রিটি চেকার টুলও অফার করে। আপনি OLFix টুল এবং স্টেলার PST ভিউয়ারের মতো তৃতীয় পক্ষের সরঞ্জামগুলিও ব্যবহার করতে পারেন যা আপনাকে দূষিত Outlook ডেটা ফাইলগুলির বিষয়বস্তু স্ক্যান করতে এবং দেখতে দেয়৷
পড়ুন : Outlook-এ চালু হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠানো বা প্রাপ্ত হয় না
3] আউটলুক প্রোফাইল পুনরায় তৈরি করুন
দ্বিতীয় বিকল্পটি হল আউটলুক প্রোফাইল পুনরায় তৈরি করা। এটি একটি আদর্শ প্রক্রিয়া এবং Outlook ব্যবহার করে যে কেউ এটি করতে পারে। যাইহোক, এটি অবশ্যই আউটলুকের বাইরে করা উচিত।
- Win + R দিয়ে একটি রান প্রম্পট খুলুন
- কন্ট্রোল টাইপ করুন এবং এন্টার কী টিপুন।
- মেল সেটআপ উইন্ডো খুলতে মেইল (মাইক্রোসফ্ট আউটলুক) এ ক্লিক করুন।
- ক্লিক করুন প্রোফাইল বোতাম দেখান আপনার পিসিতে সমস্ত তালিকাভুক্ত প্রোফাইল দেখতে। সাধারণত এটি একটি প্রোফাইল।
- ক্লিক করুন একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করতে বোতাম যোগ করুন , এবং অনুসরণ করুন অ্যাকাউন্ট উইজার্ড যোগ করুন আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করতে।
- নির্বাচন করুন সর্বদা এই প্রোফাইল ব্যবহার করুন সুইচ
- পুরানো প্রোফাইল নির্বাচন করুন এবং 'মুছুন' বোতামে ক্লিক করুন।
- আউটলুক আবার শুরু করুন এবং এটিকে এক্সচেঞ্জের সাথে সিঙ্ক করতে দিন।
পড়ুন: মাইক্রোসফ্ট আউটলুক সমস্যাগুলির সমাধান করুন যেমন ফ্রিজিং, দূষিত PST, প্রোফাইল, অ্যাড-ইন ইত্যাদি।
আমি আশা করি এই পোস্টটি অনুসরণ করা সহজ ছিল এবং আপনি Outlook-এ আপনার ইনবক্সে গ্রুপ ইমেল পাঠানো বা না আসার সমস্যাটি সমাধান করতে সক্ষম হয়েছেন। এটি সাধারণত একটি দূষিত Outlook ক্যাশে বা প্রোফাইল যা সহজেই ঠিক করা যায়।
একটি গ্রুপ মেলবক্স এবং একটি ভাগ করা মেলবক্সের মধ্যে পার্থক্য কি?
বিতরণ বা সহযোগিতার ক্ষেত্রে, এই সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি মৌলিক পার্থক্য রয়েছে। ভাগ করা মেলবক্সগুলি একটি প্ল্যাটফর্ম হিসাবে কাজ করে যার মাধ্যমে দলগুলি ইমেল সহ-পরিচালনা করতে পারে এবং গ্রুপ ইমেলগুলি টিম মেলিং তালিকা হিসাবে কাজ করে৷
আপনি Outlook এ মেইলবক্স গ্রুপ করতে পারেন?
মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের আইটেমগুলি তারিখ অনুসারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে গোষ্ঠীবদ্ধ হয়৷ উপরন্তু, আপনি আপনার নিজস্ব গোষ্ঠী তৈরি করতে পারেন বা উপাদানগুলির ম্যানুয়াল গ্রুপিংয়ের জন্য মানক প্রক্রিয়া ব্যবহার করতে পারেন। আপনি আজ, গতকাল, গত সপ্তাহ, গত মাসে এবং আগে আপনার ইনবক্স ফিল্টার করতে পারেন। আপনি কিছু স্ট্যান্ডার্ড স্কিমে বিভাগ, আকার, বিষয় এবং গুরুত্ব অনুসারে নথিগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করতে পারেন।
